Le Groupe ALAIN AFFLELOU, premier franchiseur d’Europe avec 1 400 points de vente, dont 500 franchisés, souhaitait accélérer et sécuriser la digitalisation des relations avec son réseau de franchisés. Il décide de dématérialiser le processus de contractualisation en y intégrant la signature électronique et propose à sa Direction Juridique de nouveaux outils dédiés au partage de fichiers en entreprise.

Les challenges : Digitaliser les signatures et les échanges de fichiers dans le respect du cadre légal

La signature du contrat est une étape cruciale au développement des franchises. L’acte de signature vaut acceptation des conditions précitées au contrat régissant la relation franchiseur-franchisé. Tout l’enjeu pour le Groupe ALAIN AFFLELOU est alors de remplacer la signature manuscrite (2 courriers avec accusés de réception par contrat) par un procédé électronique offrant des garanties au moins similaires à celles apportées par le procédé traditionnel. Toujours dans le même souhait de respecter le cadre légal, le Groupe ALAIN AFFLELOU décide de sécuriser les échanges de documents mentionnant des informations confidentielles. Afin de mettre en place sa propre politique de sécurité concernant la signature de contrats et le partage de fichiers avec son réseau de franchisés le Groupe ALAIN AFFLELOU choisit les solutions CertSign -déployée par CertEurope, filiale du Groupe Oodrive – et PostFiles.

La solution : Oodrive assure le déploiement des solutions et uniformise les pratiques

Grâce à CertSign, la signature électronique à valeur légale numérique de CertEurope, le Groupe ALAIN AFFLELOU décide de mettre en place une procédure pouvant servir de preuve en cas de litige et répondant aux exigences légales d’identification du signataire et d’intégrité du document signé. Le service se présente sous forme d’APIs développées par les équipes de la filiale d’Oodrive et qui sont intégrées directement sur la plateforme en ligne des franchisés.
En choisissant PostFiles, la solution de partage et de synchronisation de fichiers dédiée aux professionnels du Groupe Oodrive, Afflelou unifie les pratiques d’échanges de fichiers, au contenu souvent confidentiel, entre la Direction Juridique et les franchisés qui possédaient chacun leur propre solution issue de la sphére privée.

Les bénéfices : La confidentialité des échanges garantie, des délais et des coûts optimisés

Avec la mise en place de CertSign et PostFiles au sein de sa Direction Juridique et auprès de son réseau, le Groupe ALAIN AFFLELOU a réduit le nombre d’allers-retours et de manipulations nécessaires à l’établissement d’un contrat et à l’échange de documents confidentiels : les délais de finalisation des contrats sont considérablement réduits, les coûts optimisés.
En partageant leurs documents sans limitation et de manière totalement contrôlée (restriction d’accès aux fichiers, pilotage de l’activité des utilisateurs) grâce à PostFiles, les utilisateurs appliquent la politique de sécurité du Groupe Afflelou en toute simplicité avec un simple plugin Outlook. La mise en place aisée et l’utilisation naturelle du plugin de PostFiles auprès des utilisateurs conforte la Direction des Systèmes d’Information dans son choix des solutions Oodrive. La Direction Juridique du groupe gagne en efficacité sur la gestion globale de l’état des contrats et optimise son processus de relance. Cesnouveaux outils remportent un grand succès en France et en Espagne, au point que le Groupe ALAIN AFFLELOU prévoit de les étendre aux autres directions métiers et aux autres pays.

 

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